Het zal je vast niet ontgaan zijn dat gisteren bij Fontys de iPads uitgedeeld zijn aan 100 studenten. Een van de toepassingen die ook in het bericht op Omroep Brabant genoemd wordt is het op je iPad bekijken van je lesrooster. Stephan van Rooij, de ontwikkelaar van de software die dat mogelijk maakt stuurde mij afgelopen week een link naar die toepassing zodat ik het zelf ook eens kon uitproberen. En ik moet zeggen dat het er handig uitziet. En het mooie is (uiteraard) dat het niet alleen op een iPad werkt, maar ook in combinatie met elke applicatie die iCal ondersteund (dus ook bijvoorbeeld Outlook 2007) en er is zelfs een versie voor Google Calendar.
Het systeem is tijdens de pilot met de iPads bij een aantal Fontys instituten in gebruikt, het kan dus zijn dat er nog e.e.a. gaat wijzigen naar aanleiding van de ervaringen, maar het leek me al de moeite waard om te beschrijven hoe het nu werkt. Het werkt voor studenten en docenten verschillend. Ik heb het systeem voor studenten kunnen testen en Stephan heeft me uitgelegd hoe het voor docenten werkt.
Studenten
Studenten gaan om het systeem te kunnen gebruiken naar een webpagina toe. Dat kan rechtstreeks op de iPad, maar als je het in Outlook 2007 wil kan het ook gewoon van je PC. Op die pagina selecteren ze het instituut en de klassen waarvan ze het rooster willen zien (maximaal 4 per keer).
Dan klikken ze op de knop “Maak adres” en dan wordt er een URL gegenereerd voor die roosters. Door op die link te klikken wordt er een abonnement op die rooster toegevoegd in Outlook.
Mooi vind ik dat er in dit geval niets toegevoegd wordt aan je bestaande agenda. Er wordt een agenda bijgevoegd (kan in Office 2007 en hoger en ook op de iPad). Je kunt er dan voor kiezen om beide agenda’s tegelijkertijd of individueel te bekijken. En je kunt de agenda ook weer verwijderen als je toch de verkeerde agenda hebt.
Dat je de agenda’s van meerdere klassen over elkaar heen kunt leggen is vooral handig voor studenten die niet helemaal het “standaard” programma doorlopen. Je hebt dan snel zicht op mogelijke knelpunten.
Roosterwijzigingen worden automatisch in je agenda doorgevoerd, je ziet steeds de meest recente en actuele planning. Jammer is dat je niet kunt zien wat er gewijzigd is. Dat is niet mogelijk door de manier waarop dit systeem haar informatie krijgt van het roostersysteem. Je zult dus ofwel regelmatig je agenda moeten raadplegen ofwel ook gewoon gebruik blijven maken van de andere informatiebronnen voor roosterwijzigingen.
Docenten
Voor docenten is er niet gekozen voor een abonnement, maar wordt het rooster *in* hun Outlook-agenda opgenomen. De redenatie hierachter is dat je daarmee ook automatisch de beschikbaarheidsinformatie voor een docent bijwerkt. Je kunt dan namelijk in de agenda van de docent zien wanneer ze les hebben en wanneer ze wel beschikbaar zijn (dat kan niet bij het studentensysteem).
Om dat te laten functioneren moeten de docenten een bepaald account dat voor het systeem binnen hun opleiding aangemaakt is machtigen zodat het systeem afspraken in hun agenda kan plannen. Gelukkig hoeven ze dat niet op de standaard Outlook manier te doen. Ze kunnen gewoon inloggen op een webpagina en daar aangeven dat het systeem gemachtigd wordt. Wel zo handig en veel eenvoudiger uit te leggen.
Ook fijn is dat een docent niet bang hoeft te zijn dat het systeem per ongeluk zijn of haar agenda overhoop haalt. Ik gebruik mijn Outlook-agenda voor alles, ook privé-afspraken want anders is het allemaal niet meer uit elkaar te houden. Ik zou er niet aan moeten denken dat dat per ongeluk door een bug in het systeem gewist of gewijzigd wordt. Het systeem kan echter alleen de afspraken die het er zelf inzet wijzigen. Dus alleen het lesrooster en niet je andere afspraken.
Conclusie
Ik ben benieuwd hoe het systeem in de praktijk gaat functioneren. Ik gebruik zelf al heel lang een elektronische agenda en zou niet meer zonder willen/kunnen. Maar ik weet dat het bij docenten nog niet altijd zo vanzelfsprekend is. Nu hun lesrooster ook elektronisch geïntegreerd beschikbaar is in die agenda kan ik me voorstellen dat er ook docenten over de streep getrokken worden die er anders nooit aan begonnen zouden zijn.
Voor studenten lijkt me eenvoudige digitale beschikbaarheid van alle voor hun studie relevante informatie, dus zeker ook het lesrooster, een absolute voorwaarde.
Al met al dus weer een stapje in de goede richting lijkt me.
Klinkt goed en gaat de goede richting op zo te lezen. Veel docenten bij ons hebben ook nog een tweede agenda bij een zorginstelling. Dat is ook een reden om het bij een papiere versie te houden. De meesten zullen ook nog een prive agenda hebben en ik moet zeggen een papiere versie is dan gewoon heel erg handig. Niet iedereen heeft op een feestje of thuis of bij de sportvereniging een draagbaar apparaat bij waar 3 agenda’s in staan. Ik hoop dat het wel die kant op gaat natuurlijk.
Dit mogen ze bij de Haagse Hogeschool ook best invoeren. Ik ziet nu bij ieder nieuw blok handmatig mijn rooster te kopiëren en plakken in mijn Google calendar die ik vervolgens uitlees op het werk (website Google calendar), mobiel (iPhone met in de Agenda app de Google calendar) en daarnaast op de desktop thuis ook in Outlook2007 d.m.v. sync met Google.
@Robin. Je kopieert nu ieder nieuw blok je rooster naar je Google calender. Betekent dit dat bij de Haagse Hogeschool het lesrooster een blok lang ongewijzigd blijft?