Ongewenste informatie verwijderen uit een Word 2010 bestand

Ik weet niet of je je het als eens gerealiseerd hebt, waarschijnlijk wel als het je al eens een keer overkomen is dat je een document verstuurde met teveel informatie, maar Word houdt heel wat informatie bij over je document. Deels ongevraagd, deel bewust.

Zo maak ik vaak gebruik van “track changes” (“wijzigingen bijhouden”) bij verschillende versies van artikelen. Als ik ze (extern) laat controleren op spelfouten en taalfouten (in het Engels) of als het voor commentaar naar mijn promotiebegeleider gaat dan krijg ik die wijzigingen eveneens retour op die manier. Of anders in de vorm van opmerkingen bij de tekst. Dat zijn zaken die Word bewust voor mij bijhoudt naast de reguliere tekst van het document.
Maar Word houdt ook bij hoeveel verschillende versies van een document je gemaakt hebt, wanneer het document aangemaakt is, voor het laatst opgeslagen is (en door wie) en hoeveel uur je het document bewerkt hebt.

Op zich niets mis mee, maar als je zo’n document naar iemand anders wilt/moet versturen dan wil je dat waarschijnlijk niet. Een editor van een journal hoeft niet te weten hoeveel revisies van het manuscript je gemaakt hebt of hoeveel uur je volgens Word aan het document gewerkt hebt. Dat geldt natuurlijk ook voor een docent wanneer je als student een rapport op die manier inlevert.
Gelukkig is hier wat aan te doen.

Het probleem bestaat eigenlijk uit twee delen, maar met een gemeenschappelijk probleem: informatie in jouw document die jij niet zomaar ziet en daarom mogelijk vergeet.
De wijzigingen bijhouden functie van Word kan aan staan, zónder dat jij dat ziet in de tekst. Als de weergave bijvoorbeeld op “Definitef” hebt staan, dan zie je geen opmerkingen of wijzigingen.

Er zijn twee opties om dit te voorkomen:
1) sla het document op als PDF. Bij het maken van een PDF gaat de metadata over revisies en bewerkingstijd verloren. Als je de weergave op “Definitief” hebt staan, dan worden de opmerkingen en wijzigingen niet meegenomen in de PDF>
2) Als je het persé als Worddocument moet aanleveren, dan kun je ook de ongewenste informatie door Word laten verwijderen. Ga daarvoor in Word 2010 naar Bestand > Info > Voorbereiden voor delen > Document controleren.

Je krijgt daarna een overzicht van gevonden “problemen” met daarachter een knop “Alles verwijderen”.
Hieronder zie je een voorbeeld met wat meer problemen:

Klik op de “Alles verwijderen” knop achter elk van de onderdelen die je wilt verwijderen. Niet alles hoeft persé weg. Kopteksten en voetteksten bijvoorbeeld zijn meestal heel functioneel. Het bericht is echter wél een seintje dat je die even handmatig moet controleren.
Verwijder in ieder geval (bij een definitieve versie van een document) de “Opmerkingen, revisies, versie-informatie en aantekeningen).

Als je dat gedaan hebt is het verstandig om bij de eigenschappen (Bestand > Info en dan aan de rechterkant van het scherm) weer een titel voor het document en een auteur in te vullen. Die informatie moet er namelijk natuurlijk wel gewoon in staan. En die informatie gaat ook mee naar de PDF als je die genereert. Scheelt ook daar weer extra werk!