Gevolgd: Training “How to Write a Competitive Proposal for Horizon 2020”

Vandaag heb ik de workshop/training “How to Write a Competitive Proposal for Horizon 2020” bijgewoond. De training werd verzorgd door Sean McCarthy (een Ier met een heel vriendelijk accent en gemakkelijke vertelwijze, kortom iemand waar je 3,5 uur naar kunt luisteren). Hij is al ruim 30 jaar betrokken bij Europees onderzoek, proposals, subsidie-aanvragen ed. vanuit de verschillende kanten van het spectrum, dus als aanvrager, als beoordelaar en als iemand die, zo bleek vandaag, zijn best doet om een beetje structuur zichtbaar te maken in een op het eerste gezicht complex geheel van programma’s, calls en subsidietrajecten in Europa.
Op zijn website, inderdaad gemaakt in Microsoft FrontPage 6.0 maar het gaat even om de inhoud hier, vind je veel van de openbaar beschikbare bronnen, de dia’s die hij vandaag gebruikt heeft (en die ik ook alleen op papier heb), kan ik uiteraard niet hier online delen.

De training duurde zoals gezegd 3,5 uur. Ik kan je verklappen dat de informatiedichtheid hoog was en dat je na die tijd nog steeds niet alles weet wat er te weten valt over het schrijven van een proposal voor Horizon 2020. Er waren ook veel zaken die ik herkende van nationale subsidietrajecten. Ik heb de nodige projectvoorstellen voor Kennisnet en SURF mogen beoordelen en soms zit je je echt letterlijk hardop af te vragen waar het voorstel nu over ging (in de hoop het ergens achteraan toch nog te ontdekken) en als je als reviewers de voorstellen bespreekt blijkt iedereen er vanuit zijn/haar eigen achtergrond vaak heel andere dingen in gelezen te hebben.

Wat tips dan:

• Belangrijk is om te achterhalen welke politieke uitgangspunten ten grondslag liggen aan de call en het programma waar de call binnen valt. Zo zorg je er mede voor dat je weet wat de kernpunten zijn die men wil bereiken.
• Bestudeer de vragen die de reviewers moeten beantwoorden bij het scoren van de voorstellen. Zorg dat je op al die vragen antwoorden in je voorstel hebt zitten.
• Begin niet meteen met het complete voorstel, maak een voorstel van 1 pagina en bespreek dat, werk het dan uit naar 4 pagina’s (1 voor de samenvatting en 1 voor elk van de 3 deelgebieden), bespreek dat. Nog steeds een super idee? Werk het dan uit voor het totaal.
• De 3 onderdelen hebben elk hun eigen schrijfstijl: wetenschappelijk, verhaalvorm, bureaucratentaal. Let op: bureaucraten wordt hier niet als scheldwoord gebruikt, het zijn de mensen die het proces uitvoeren binnen de EU.
• Zorg dat je in de juiste netwerken/overleggen aanwezig bent. Zowel omdat je dan via het lobby-circuit de toekomstige plannen mee kunt bepalen maar ook vanwege de 5-secondenregel: als mensen aan een voorstel beginnen en ze gaan nadenken over wie ze er bij willen hebben, dan moet jouw instelling in die eerste 5 seconden door hun hoofd schieten.
• Zorg voor een juiste interne facilitering. Dit soort subsidies aanvragen doe je niet zomaar eventjes. Er dan maar niet in meedingen is ook niet echt een optie omdat het om veel geld gaat en de andere bronnen van geld ook voor onderwijsinstellingen zeker niet groter worden. Maar de concurrentie is groot dus je moet alle technische zaken goed op orde hebben.
• Plan het proces goed, ook hier had Sean een paar “standaard” structuren en werkwijzen voor.

Al met al zinvolle ochtend dus. En ook goed om te zien dat er heel wat lectoren en een brede vertegenwoordiging vanuit mijn werkgever aanwezig waren. Nu zien of we het geleerde ook kunnen gebruiken voor het meedoen aan een of meerdere voorstellen (het zelf penvoerder zijn is een stuk heftiger en ook niet logisch als eerste stap).