Test: Projectoverleg met de Polycom CX5100 en Lync

Vandaag had ik een projectoverleg in het kader van de projecten die we bij mijn werkgever uitvoeren rond inline onderwijs. Die overleggen vinden in de regel plaats via Lync. Normaal gesproken zitten we daarbij allemaal op verschillende plekken, elk achter onze computer. Als projectleider en voorzitter van het overleg deel ik dan de agenda/de notulen vanuit de Sharepoint omgeving voor het project zodat iedereen tijdens het overleg meteen mee kan kijken met het verslag. Waar nodig haal ik er andere documenten bij (zoals een overzicht van de deadlines en deliverables per project etc.) en deel ook die.
Vandaag werd het overleg gecombineerd met een test van de Polycom CX5100 roundtable camera waarvan onze dienst IT er op het moment eentje in huis heeft. Voor wie al wat langer actief is op dit gebied, inderdaad, het is de Roundtable van Microsoft, indertijd over genomen door Polycom en een jaar of negen verder qua ontwikkeling.

Speciaal voor de test waren vandaag drie van de deelnemers van het overleg, waaronder ikzelf, op één plek aanwezig, met de CX5100 terwijl de andere vier deelnemers gewoon op hun eigen werkplekken zaten. Voor ons op tafel stond de camera (zie onder aan dit bericht voor een close-up) met de kenmerkende 360-graden kop er op. Hier zitten een zestal camera’s in die via spiegels een 360-graden beeld van de ruimte waar je in zit maken. De camera was via USB aangesloten aan een van de laptops. Daarbij stond er onder een tafel nog een afzonderlijk kastje. Op deze pagina zie je een aantal detailfoto’s (niet van mij) van de complete unit.

We gebruikten vandaag, zoals eigenlijk tot nu toe altijd, een combinatie van verschillende Lync clients. Officieel gebruikt mijn werkgever namelijk Lync 2010, dat is ook wat op mijn werklaptop staat, terwijl mensen die thuis deelnemen aan het overleg meestal Lync 2013 gebruiken (idem voor mijn thuiswerkplek). Dat is voor het overleg zelf geen probleem, belangrijkste verschil is het aantal video’s dat je te zien krijgt. Op de foto hier bij het bericht zie je op het grote scherm een Lync 2013 client en op mijn laptop onder in beeld een Lync 2010 client. Dit is een foto van een minuut of vijf voordat het overleg van start ging, daarom zijn nog niet alle deelnemers aanwezig. Maar je ziet op de Lync 2013 client vier vensters voor individuele video terwijl je bij Lync 2010 maar één venster ziet, dat van de actieve spreker. Eronder zie je op de grote monitor de agenda/notulen die ik deel vanaf mijn laptop. Mooi overigens (staat even los van de Polycom) is dat het daarbij niet uit maakt of ik een ander scherm (deels) over de gedeelde applicatie heb staan. Bij Adobe Connect was het altijd zo dat ik de gedeelde applicatie als actieve “bovenste” venster open moest hebben omdat de andere deelnemers anders een grijs vlak zagen waar andere applicaties over de gedeelde applicatie heen zaten.

Op de afbeelding zie je ook dat onderaan het venster de complete 360-graden weergave van de ruimte te zien was. Één van de deelnemers aan het overleg gaf aan dat zij bij haar die weergave niet te zien kreeg. Het kan dus zijn dat dat een instelling in de vergadering/client is. Ik zag hem in mijn Lync 2010 client in ieder geval wel.
De Polycom CX5100 geeft in ieder geval twee soorten beelden door: de 360-graden weergave met alle deelnemers in beeld én een beeld van de actieve spreker. Daarvoor maakt de Polycom gebruik van de microfoons die in de voet van de camera ingebouwd zitten.

Nou moet ik eerlijk zeggen dat het bij lange na geen complete test was vandaag, d.w.z. ik was een half uurtje van te voren aanwezig om even wat te testen en te praten over het apparaat, we hebben aan het begin van het overleg kort even toegelicht wat er aan onze kant te zien was en op het einde bij de rondvraag hebben we even stil gestaan bij het gebruik van de camera. Omdat de ruimte na ons overleg gereserveerd was voor een volgend overleg was er daarna (vandaag in ieder geval) niet veel mogelijkheid voor verder testen. Polycom XC5100
En tijdens het overleg zijn we vooral bezig geweest met het overleg, daar ging het immers ook om, dat is dus alleen maar positief wat mij betreft.

Toch wat conclusies/ervaringen op een rij:

Vergaderen met een groot scherm aan de muur waar de andere deelnemers op te zien zijn, maakt dat je ook naar dat scherm gaat kijken. Voor de andere deelnemers kijk je dan dus nooit naar hén omdat de camera voor je op de tafel staat en jij dus nooit ín de camera kijkt.
De audio was prima. De speakers die in de camera gebouwd zitten zijn helder en luid genoeg en van de andere deelnemers begreep ik dat ook onze audio goed te verstaan was.
Het omschakelen van het enkele camerabeeld op basis van wie aan het praten is, werkte goed. Natuurlijk heeft een luide spreker het voordeel dat hij/zij sneller gesignaleerd wordt, maar voor het overige werd snel geschakeld.
Wij hadden 3 laptops voor 3 deelnemers. Dat levert op zich dan weer aparte situaties op: één laptop werd gebruikt om de verbinding met de camera op te zetten. Ik had mijn eigen laptop en nam via Lync deel aan de vergadering zodat ik de notulen kon delen. Daarbij moest ik er uiteraard wel voor zorgen dat mijn audio uit stond. Ik had eerst mijn camera wél aan staan, maar dan zie je jezelf 2 tot 3 keer vanuit verschillende hoeken in de vergadering (1 x in het 360-graden beeld, 1 x via de eigen webcam en als ik aan het praten was 1 x in meer close-up als sprekersbeeld) en dat is toch wel een beetje vreemd. De derde laptop was niet ingelogd in de vergadering.

Voor herhaling vatbaar?
Ja, wat mij betreft is het zeker voor herhaling vatbaar. Zo heb ik over een tijdje een overleg waarbij één spreker vanaf afstand via Lync een presentatie zal verzorgen aan een groepje van een tien-vijftiental deelnemers. De camera geeft de spreker dan een completer beeld van de zaal dan een “gewone” camera en de microfoon en speaker maakt het luisteren naar en stellen van vragen door/van de deelnemers eenvoudiger. Het blijft echter natuurlijk altijd een kosten/baten afweging. Zet een goede HD-webcam op een statief en sluit een Polycom CX100 speakerphone aan op een laptop en je bent voor zo’n 200 euro ook klaar. Wil je het iets steviger aanpakken, dan vervang je de CX100 door een CX300 en dan ben je voor zo’n 800 euro (incl. de camera) klaar. En ook Lync 2013 op een iPad levert al goede audio en microfoon voor overleg in kleine groep. Het is niet zo geavanceerd als de CX5100, maar ja, Skype is niet groot geworden omdat het geavanceerd was, maar omdat het goedkoop (gratis), goed genoeg én simpel genoeg was voor iedereen.