Een papierloos thuiskantoor – Evernote

Naar aanleiding van mijn post van gisteren over het gebruik van de Fujitsu ScanSnap S1500 kreeg ik twee goede aanvullende vragen. De eerste was van Ilse, die wilde weten hoe de integratie met Evernote werkte. Nou was ik niet van plan geweest om Evernote te gebruiken in combinatie met de scanner, maar ik heb hem toch maar even geïnstalleerd om te zien hoe dat dan in zijn werk gaat.

Eigenlijk zegt de afbeelding hierboven bij het bericht het allemaal al. Na installatie van Evernote heb je de beschikking over een nieuwe bron voor je scans. Je kunt er dus voor kiezen om niet naar de SnapScan Organizer software te scannen, maar rechtstreeks naar Evernote. Scans verschijnen dan als nieuwe notities in Evernote. Je kunt dat ook als standaard actie koppelen aan de enige knop die de ScanSnap S1500 heeft. Dan komen standaard dus alle scans in Evernote.
Er zijn een paar verschillen en overeenkomsten ten opzichte van het gebruik van de SnapScan Organizer.


Als je gebruik maakt van de SnapScan Organizer, dan kun je de PDF’s op je eigen harde schijf terug vinden. Dat betekent ook dat je ze buiten het programma om kunt openen in Adobe Acrobat Pro, bijvoorbeeld om de tekst van de scans te laten herkennen. Dat kan bij Evernote niet zomaar. De bestanden worden in de database van Evernote opgeslagen.
Je kunt ze wel nog openen in Adobe Acrobat Pro door er met de rechtermuisknop op te klikken en dan te kiezen voor Openen met > Adobe Acrobat. Wijzigingen worden dan ook weer opgeslagen in Evernote.

Als je dan toch een keer de PDF als afzonderlijk bestand wilt hebben, dan kun je kiezen voor het via e-mail versturen of gewoon exporteren van het PDF document.

Handig in Evernote is dat je eenvoudig de titel van documenten kunt aanpassen en er snel trefwoorden aan kunt koppelen.
Minder handig vind ik dat ik alleen de keuze heb uit notitieblokken en labels. Bij de SnapScan Organizer kan ik zo veel mappen en lagen maken als ik wil. Maar dat is een discussie en persoonlijke voorkeur die niet beperkt is tot Evernote versus SnapScan.

Mooi is natuurlijk wel dat Evernote al je documenten in de cloud opslaat. Dat betekent ook dat je vanuit je browser of vanaf je iPad ook toegang hebt tot je scans.

Ik zal niet flauw gaan doen over de beveiliging van je scans in die Evernote cloud. Ik heb zelf heel wat documenten bij Dropbox staan en ook daar loop ik dus potentieel een risico. Dat is altijd zo met zaken die online opgeslagen worden. Zelf kan ik nu overigens ook via internet aan mijn scans komen, en als ik dat kan, dan is er altijd een theoretische kans dat iemand anders dat ook kan.

Conclusie
Evernote ziet er netjes uit en werkt prima in combinatie met de Fujitsu ScanSnap S1500. Het is voor mij echter geen reden om nu wél Evernote te gaan gebruiken. En dat heeft met name te maken met de werkwijze die voor mij uiteindelijk tijdens het verwerken van mijn archief het meest handig bleek. Daar zal ik morgen in een vierde post over een papierloos thuiskantoor meer over vertellen.