Een papierloos thuiskantoor – Mag dat wel?

Het is natuurlijk een vraag die ik vooraf had moeten stellen en beantwoorden, maar de meest voor de hand liggende vragen zijn niet altijd het gemakkelijkst te beantwoorden.
Dat geldt ook voor de vraag: “mag je eigenlijk wel alleen een digitale kopie bewaren van documenten?” of “is een contract nog rechtsgeldig als je alleen een digitale kopie hebt?”.

Laat ik beginnen met de disclaimer: ik ben geen jurist en dit is ook geen juridisch advies. Deze blogpost beschrijft dat wat ik tegen ben gekomen en voor waar aan neem!
Daar komt bij dat ik uit ga van een particulier. Voor ZZP’ers en ondernemers gelden andere (uitgebreidere) regels met betrekking tot het bewaren van documenten en andere informatie.

Even het gemakkelijke deel: scannen kan sowieso geen kwaad. Zeker als je er voor zorgt dat je de scans ook ergens veilig opslaat, dus niet alleen op de harde schijf van je computer maar ergens veilig online of op een extern medium dat je buiten het pand (je huis) kunt bewaren. Als dan bijvoorbeeld de hele tent in vlammen opgaat, dan heb je in ieder geval nog een digitale kopie van al je hele administratie.
Of het voldoende is om alleen een digitale scan te bewaren is niet altijd even duidelijk. Bij facturen, aankoopbewijzen etc. is het vaak gemakkelijk. Zeker als je de aankoop met pin of overboeking betaald hebt. Je hebt dan een bewijs van betaling voor het geval daar discussie over ontstaat én je hebt een bewijs van moment van aanschaf (relevant voor de garantie). Mijn bankafschriften krijg ik inmiddels al niet meer op papier, daar zal ik hoe dan ook gebruik moeten maken van de online gegevens.

Bij Ivory kwam ik een interessant document tegen getiteld “De zekerheid van papier“. De strekking daar is dat “de rechter over het algemeen
digitaal opgeslagen gegevens zal accepteren als bewijsmateriaal” maar dat “de rechter des te meer bewijskracht zal toebedelen aan een bepaald bewijsmiddel indien hij van de betrouwbaarheid van het bewijsmiddel overtuigd is geraakt”. En bij elektronische documenten zou er meer discussie kunnen ontstaan over de vraag of er mee geknoeid is. Maar dat zou bij een deel van de documenten op papier ook kunnen.

Voor het overige is het niet echt heel duidelijk. Bij infonu.nl (al vind ik het feit dat zij 2.230 “infoteurs” hebben die meewerken aan de site niet voldoende om hen een autoriteit te noemen op dit gebied) hebben ze er een aantal berichten over. In het bericht “Documenten en elektronische facturen eeuwig bewaren?” nemen ze een lijst op met de verschillende soorten documenten en hoe lang je ze moet bewaren. In de reacties op het bericht zeggen ze

Een scan of copy is inderdaad voldoende voor: telefoonrekeningen/overeenkomsten, medische kosten, verlopen (auto)verzekeringen, huurovereenkomsten etc. Bij sommige instanties moet je echter wel het origineel document kunnen voorleggen zoals: een diploma of een notariële akte. Bij twijfel contacteer je best eens het gemeentehuis.

Die laatste toevoeging vind ik een beetje zwak, maar de strekking van de rest is duidelijk. Soms is het kunnen overleggen van een origineel document relevant. Diploma’s en notariële aktes zijn duidelijk. Je trouwboekje ook. Een arbeidsovereenkomst zou ik ook op papier bewaren. Een elektronische kopie is ook daar handig voor noodgevallen.

Ook op de website van de Rijksoverheid wordt niet echt een onderscheid gemaakt tussen een origineel document en een scan.

Voor particulieren is formeel niets vastgelegd over de bewaartermijn van administratieve gegevens. Er zijn dus geen regels die bepalen hoe lang u uw bankafschriften en loonstrookjes moet bewaren. Maar omdat de Belastingdienst tot 5 jaar terug belasting mag navorderen, is het verstandig om uw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.

In mijn geval is de stapel papier die ik nodig heb om mijn belastingaangifte in te vullen tamelijk bescheiden. Het past per jaar in één mapje samen met de uitdraai van mijn aangifte (die ik uiteraard ook elektronisch als PDF heb). Die mapjes bewaar ik en gaan niet door de versnipperaar. Maar ik maak er wel een scan van zodat ik ook daar alles bij elkaar heb. Op infonu.nl staat een tweede bericht over dit gebruik voor de belastingdienst. Daar gaat het bijvoorbeeld om het later kunnen aantonen dat je de premie voor een lijfrentepolis niet van de belasting afgetrokken hebt waardoor de uitkering ervan niet belast wordt. Of de belastingdienst dan verwacht dat je 20 jaar aan aangiften op papier kunt overleggen wordt daar niet gesteld. Lijkt me ook nauwelijks te verwachten. Lijkt me eerder dus een reden om het zeker ook te scannen.

Ook in dat artikel een aantal andere voorbeelden van documenten die na scannen door de shredder kunnen:

Voor de aanslagen onroerend goed, rioolheffing, afvalstoffenheffing en waterschapslasten, bestaat geen bewaarplicht. Als er eenmaal is betaald, geldt het bankafschrift als bewijs 

Van die bankafschriften wordt gesteld dat ze een bewaartermijn hebben van 5 jaar, ik weet even niet wat dat betekent in mijn geval aangezien ik geen afschriften op papier meer krijg van de ING. Of dat ook voor mijn Credit Card afrekeningen geldt weet ik niet. In mijn geval worden die allemaal vanuit die ING rekening betaald, dus als het gaat om bijvoorbeeld vaststellen of ik zwart geld heb etc. zijn ook de Credit Card betalingen traceerbaar via mijn bankafschrift. De afschriften op papier daarvan heb ik ingescand en door de shredder gehaald.

Conclusie
Helemaal papierloos wordt ook mijn thuiskantoor voorlopig niet. Wel kan ik met minder papier toe dan tot nu toe en kan ik (voor mij) eenvoudiger mijn archief bijhouden. Ik had nu heel veel papier in ordners en dozen zitten omdat ik de informatie beschikbaar wilde houden. Dat hoeft nu niet meer.
Daar waar het document zelf “waarde” heeft of waar het in geval van nood handiger is om het origineel te kunnen overleggen zullen we het dus gewoon nog even met papier moeten doen.