Er was een tijd dat ik niet echt van PDF-documenten hield. Op een 15-inch beeldbuis is het nou eenmaal niet zo lekker lezen. En dan was het enige echte alternatief eigenlijk om ze maar gewoon te printen en van papier te lezen. Niet handig. Maar met grotere en betere monitoren, apparaten als een Kindle DX of een iPad maken lezen van PDF’s inmiddels voor mij digitaal net zo gemakkelijk als na printen.
Toch zijn er nog een aantal eenvoudige dingen die lang niet altijd goed gaan in online PDF’s. Die hebben eigenlijk niets met de inhoud te maken, maar zijn wel heel handig als je de PDF’s online wilt verspreiden.
Daarom in deze post een viertal tips die er voor kunnen zorgen dat je PDF’s nog beter ontvangen worden.
#1 Voeg metadata toe aan de PDF
Met stip op nummer 1 wat mij betreft. Het is heel eenvoudig om de titel en auteur van een document aan de metadata van een PDF-document toe te voegen. Ik kom heel vaak PDF-documenten tegen waarbij hier niets is ingevuld, of automatisch de code voor de persoon die de PDF gemaakt heeft (lang niet altijd de auteur).
Apparaten als de Kindle, maar ook programma’s als Stanza op de iPhone of iPad of Zotero in Firefox gebruiken deze gegevens. Bij Stanza kan ik het weliswaar achteraf aanpassen, maar het is toch zo veel handiger als dat automatisch gebeurt.
#2 Zorg voor een duidelijk voorblad
Op steeds meer plekken wordt automatisch een verkleinde afbeelding van de eerste pagina van een PDF getoond als “cover” (voorkant) van het document. Ik zie ze in Windows 7 als ik op een document klik, maar ook nu weer op zowel de Kindle DX, in iBooks en Stanza op de iPad krijg je de eerste pagina van de PDF te zien als voorblad. Maak daar dus iets duidelijk herkenbaars van, dan ben je ook eenvoudig terug te vinden in de lange lijst boeken, of op de boekenkast.
#3 Beperk je tot maximaal A4 en 1 kolom
Boeken, brochures en rapporten op papier kunnen in vele formaten worden gedrukt. Op een 6-inch eReader heb je niks aan zo’n mooi opgemaakt rapport, maar ook een 10-inch Kindle DX of een iPad heeft moeite met pagina’s die groter zijn dan A4-formaat.
Veel documenten die voor druk opgemaakt worden gebruiken 2 of 3 kolommen tekst op een pagina. Een iPad of Kindle DX heeft geen problemen met zulke pagina’s, die kunnen in zijn geheel worden weergegeven en lezen dan prettig genoeg. Maar op een 6-inch reader wil je het apparaat kantelen en moet je verticaal scrollen om de pagina helemaal te lezen. Dan zijn 2 of meer kolommen niet handig omdat je iedere keer terug naar boven moet scrollen.
Ook op een wat kleiner beeldscherm, bijvoorbeeld op een netbook, is het lezen van zo’n PDF niet fijn.
#4 Geef aan hoe je geciteerd wilt worden
Door mij promotieonderzoek ben ik wellicht enigszins overgevoelig voor deze tip. Maar ook voor niet-onderzoekers is het heel handig als een PDF duidelijk vermeld hoe het document geciteerd dient te worden.
Dat kan heel formeel, met een “cite this document as” vermelding op de eerste of tweede pagina, zoals je hieronder kunt zien.
Maar zelfs als je dat niet doet, zorg dan dat helder is wie de auteurs zijn (zonder dat ik daar voor door het hele document op zoek moet naar wie er allemaal een bijdrage geleverd heeft), door wie het is uitgegeven, wanneer (jaartal of beter nog datum), etc.
Helemaal ideaal is als je in het document kunt aangeven waar het brondocument vandaan komt (URL) zodat anderen het daar ook weer terug kunnen vinden.
Samenvattend
Het lijkt wellicht alsof ik in deze post een aantal aanvullende eisen stel aan vaak gratis beschikbaar gesteld materiaal. Toch is het niet alleen in mijn voordeel als je als aanbieder deze tips in de gaten houdt.
Ook als verspreider van het materiaal heb je er belang bij dat je PDF ook elektronisch handig te gebruiken is. Immers, meer en meer mensen leggen digitale documentverzamelingen aan en dan is het wel zo handig als jouw uitgave daar goed in te vinden is.
En een consistente manier van verwijzen naar je document maakt het ook gemakkelijker om te ontdekken wie en waar allemaal naar je verwezen heeft. En dat is niet alleen voor onderzoekers relevant.
Denk overigens niet dat het wel goed komt als je je PDF door professionals laat produceren. Zeker ook bij de in (betaalde) repositories opgenomen PDF’s ontbreekt vaak de metadata in het document.
Als je nog aanvullende PDF-tips hebt die het digitaal bewaren en lezen er van nog eenvoudiger kan maken, laat het dan weten in de reacties!
Thanks hiervoor, simpel doch belangrijk!
Heb je nog even gepromoot trouwens: http://chemicalipad.blogspot.com/2010/10/goede-pdf-tips-van-een-goed-blog.html