Convoq ASAP

Convoq ASAP is een tool voor het samenwerken via internet. Het is/was een interessant programma omdat het wat betreft concept/opzet weer net wat anders werkt dan een aantal van de programma’s die ik de laatste tijd bekeken heb.
Voldoende reden dus om er mee aan de slag te gaan.
Gratis testen
ASAP is niet gratis, maar je kunt wel gratis ’testen’. Dat wil zeggen, voor een vergadering tussen twee personen is het gratis te gebruiken en kun je dus zonder beperkingen met video, audio, textchat, powerpoint en applicatiedeling aan de slag.
Wil je met meer mensen kunnen vergaderen dan kom je terecht bij de Pro-versie, die $249.95 per jaar kost en vergaderingen tot maximaal 15 personen toestaat. Ruim voldoende voor normaal gebruik lijkt me, want meer dan 15 personen in een online vergadering kan niet echt effectief zijn. Als het alleen een online demonstratie is (éénwegverkeer dus) dan zijn er andere (gratis) oplossingen beschikbaar.

Overigens geldt de licentie per persoon. Dat wil dus zeggen dat je voor die ongeveer dan 200 euro per jaar heb je voor één persoon een licentie om vergaderingen te organiseren. De deelnemers aan die vergaderingen hoeven géén licentie te hebben om deel te nemen.
Er is ook een “floating” licentietype dat niet persoonsgebonden is. Gezien het licentiebedrag daarvoor ($2.495,-) lijkt dat gericht op grote afdelingen of hele bedrijven waar veel mensen vergaderingen moeten kunnen plannen. Maar omdat er in dat geval maar één persoon tegelijkertijd een vergadering kan plannen zul je in praktijk waarschijnlijk uit komen bij het aanschaffen van een aantal Pro-accounts.

Het is overigens mogelijk om (incidenteel) meer dan het toegestaan aantal gebruikers uit te nodigen. Gebruik je daarbij audio of video dan gaat voor die extra gebruikers de teller lopen: 15 dollarcent per minuut per extra gebruiker. Niet iets wat je dus vaak wilt doen.

Gebruik
Goed, de financieën zijn geregeld, waarom en waarvoor zou ik het dan willen gebruiken?
Je kunt het vergelijken met een geavanceerde Instant Messaging applicatie voor vergaderingen (een Instant Meetingen-applicatie). Het wordt gepositioneerd voor gebruik in het bedrijfsleven, bijvoorbeeld tussen (belangrijke) klanten en verkopers/specialisten. Vandaar ook termen als “lifeline” voor het initiëren van vergaderingen met bijvoorbeeld mensen van de helpdesk en gebruikers met “VIP”-status (bijvoorbeeld je baas).
De gratis licentie waarbij je één-op-één vergaderingen kunt plaatsen maken dat ook mogelijk. Je hebt namelijk een licentie nodig om een vergadering te initiëren en zo kun je je klanten de mogelijkheid geven met jou contact op te nemen.

Er is sprake van een hechte integratie met bestaande Instant Messaging (IM) systemen. Zo kun je een koppeling met je account bij MSN, Yahoo, AIM, Sametime (Lotus) en Microsoft Office Live Communications Server. De contactpersonen worden dan geïmporteerd in ASAP en je kunt zien of ze online zijn.
Als je een vergadering wilt plannen met een van die contactpersonen dan wordt er via die messenger een bericht gestuurd naar die contactpersoon. Als hij/zij daar op klikt wordt de browser geopend en de vergadering gestart.

Maar je kunt ook gewoon e-mailadressen gebruiken van mensen die je bij een vergadering wilt uitnodigen. Zij krijgen dan een mailtje met een link.
Het is niet nodig dat deelnemers zich vooraf registreren of op een andere manier bij het systeem bekend zijn.

Systeem-eisen
De initiator van een vergadering moet een client downloaden en over Windows (alles vanaf NT4 en 9 beschikken. Deelnemers kunnen daarnaast ook deelnemen als ze over Solaris, SunOS, MacOS9 of MacOSX beschikken. Zie ook deze de website. Deelnemers en initiator moeten daarnaast beschikken over Flash (initiator over versie 7 of beter, deelnemers over versie 6 of beter).
Deelnemers hoeven niets te installeren omdat het geheel gebruik maakt van Flash. Natuurlijk moeten ze voor videoconferencing wel over een reeds aangesloten videocamera beschikken.

De op de site genoemde minimale eisen van 400MHz CPU met 128MB geheugen zijn absoluut te laag. Mijn testsyteempje heeft een 450MHz AMD-K6II en 192MB geheugen en daar was ASAP niet of nauwelijks op vooruit te branden. Zeker niet als ik de video op ontvangen en versturen zette en/of applicatiedeling toepaste.

Omdat Flash 6 en hoger beschikken over mogelijkheden om een applicatie te delen, is deze functionaliteit nu niet meer afhankelijk van de beschikbaarheid van Windows bij alle deelnemers.
Powerpoint-presentaties moeten eerst nog geconverteerd worden naar een eigen formaat van ASAP voordat ze getoond kunnen worden. Dat is jammer.

Samenvatting
Nog geen oordeel over de geluidskwaliteit of beeldkwaliteit in een echt live situatie (waarbij een internetverbinding gebruikt wordt).
Ook nog geen antwoord op de vraag of hij ook door een ‘dichte’ firewall heen komt. Ik verwacht het haast wel vanwege het gebruik van Flash.
Het is niet mogelijk om met andere clients (SIP / H323) verbinding te maken.
De systeemeisen zijn op papier flexibel genoeg voor Fontys (Windows 98!) al heb je voor het initiëren van een vergadering Windows nodig. Omdat de PC’s die we gebruiken wél allemaal al vernieuwd zijn (en dus vergelijkbaar of beter dan mijn laptop) verwacht ik dat het met de snelheid wel goed zit.
Het licentiemodel lijkt heel vriendelijk, maar als je een aantal mensen de mogelijkheid wilt geven vergaderingen voor meer dan twee personen te starten gaat het bedrag per jaar toch al snel omhoog. Er is niets bekend over eventuele educatieve licenties.
Mixed feelings dus tot nu toe.