Mijn werkgever roept iedereen op om tijdens de vakanties de ‘afwezigheidsassistent’ van Outlook te gebruiken om te laten weten dat je er niet bent. Is wel zo klantvriendelijk. Nou niet dus.
Klantvriendelijk zou zijn als die medewerkers ook tijdens hun vakantie hun mail lezen en verwerken, telefoontjes zouden afhandelen etc.
Dat kan echter (gelukkig) niet omdat de meeste van ons een leven naast hun werk hebben en even helemaal weg nou eenmaal wel zo fijn is (en ook wel zo gezond hoor).
Het probleem met de afwezigheidsassistent is echter dat dat ding zo dom is als maar kan. Vandaag stuurde ik een mail naar de SURF SiX nieuwslijst. Prompt wordt ik bestookt met mailtjes van mensen die automatisch vertellen dat ze er voorlopig niet zijn (wat overigens niet wil zeggen dat ze de mail niet eerder lezen). Gelukkig staat onze maillijst nog zo ingesteld dat die berichten bij mij komen, want er zijn ook lijsten die zo ingesteld staan dat replies naar de lijst zelf gaan (krijgt iedereen op de lijst alle afwezigheidsmeldingen).
Gelukkig ben ik Nederlander en begrijp ik Nederlands, want een aantal ervan zijn uitsluitend in het Nederlands, terwijl Outlook geen idee heeft in welke taal het oorspronkelijk bericht was. Ik kreeg er overigens ook eentje in het Engels, lekker safe, maar net zo zot.
Nu verwachten die mensen waarschijnlijk dat ik die mailtjes ga bewaren en/of hun afwezigheid in mijn agenda zet, want bij een volgend bericht volgt er geen waarschuwing van afwezigheid meer, zelfs niet als ik dat zou willen.
Het zal je niet verbazen dat ik ook deze kerst mijn afwezigheidsassistent niet aan zet. Ik ben de komende twee weken niet op mijn werk aanwezig en heb vakantie.
Ik ga niet weg, dus ben ik gewoon online. Als je me een mailtje stuurt, krijg je wellicht later antwoord dan anders, wellicht zelfs pas op 10 januari als ik weer aan het werk ga.
Ik sta open voor slimmere tools waar ik dat kan aangeven.
Tja. Mijn werkgever heeft hier geen richtlijnen voor. Het is allesbehalve ideaal. Spammers krijgen op deze manier bijvoorbeeld een bevestiging dat een mailadres bestaat. Op de mailserver van mijn privémail kan ik bijvoorbeeld aangeven dat iemand elke dag een bericht krijgt dat ik er niet ben (als hij/zij mij mailt).
Toch zet ik de auto-reply op mijn werk aan. Als mensen één keer een mailtje krijgen dat ik er pas weer op 10 januari ben, dan zullen zij zich dat een volgende keer vast nog herinneren (als ik een tijdje niet reageer). Vind ik toch wat vriendelijker dan helemaal niets laten horen.