Verdeeld over de afgelopen twee dagen ben ik 18 uur online aan het vergaderen/overleggen geweest in Breeze. In wisselende samenstellingen. ’s Ochtends (mijn ochtend) begonnen we met z’n tweeën (de co-voorzitter van de projectgroep zit in de UK, dus maar één uur tijdsverschil) en ’s middags en ’s avonds liep dat aantal op naar maximaal 7 deelnemers als ook de projectleden uit de VS online kwamen. Door de 6 uur tijdsverschil was het einde van de ‘dag’ hier om een uur of 10 ’s avonds.
Ik werkte vanuit thuis, laptop + extra monitor, webcam en headset. En natuurlijk Breeze.
Techniek
De Breeze-verbinding met de andere deelnemers was niet altijd probleemloos. Deels door de soms toch wat slechtere headsets. Een deelnemer die het gedeelde venster met de documenten die we op dat moment aan het delen zijn, schermvullend zet kan niet de ‘push to talk’ optie gebruiken (die knop zie je dan niet) en zal dus de verbinding altijd open hebben staan. In een goed geconfigureerde situatie moet dat geen probleem zijn en kan Breeze de ruisondrukking prima aan, maar net zoals we bij telefonisch overleg vaak te maken hebben met heel wisselende kwaliteit in verbinding vanuit de verschillende plekken waar de projectleden zitten was dat nu ook wel zo.
Projectgroep
Maar goed, het is een projectgroep die weliswaar uit verschillende continenten komt, maar we kennen elkaar al, dus dat maakt op deze manier overleggen eenvoudiger. Het alternatief was een F2F-bijeenkomst in de VS. En dat had voor drie deelnemers 2 x 8 uur vliegen betekent.
Soort overleg
Ander punt dat bijgedragen heeft aan het succesvol zijn van deze twee dagen is ongetwijfeld het soort overleg. We zijn bezig met het opstellen van een specificatie voor het uitwisselen van toetsmaterialen (QTI 2.1) en die specificatie bestaat uit een aantal documenten. Daarbij zijn in de conceptfase een groot aantal issues (discussiepunten) geformuleerd die in een online systeem (voor de projectleden toegankelijk) beschikbaar zijn.
Een vergadering bestaat uit het een-voor-een doorwerken van de geregistreerde issues, eventueel in de bestaande documenten (of documenten van vorige versies) opzoeken wat reeds bestaande constructies zijn, wat we willen aanpassen (als we wat moeten aanpassen) etc.
Aan de hand daarvan wordt kort vastgelegd wat we besproken en (als het even meezit) besloten hebben.
Iedereen kan meekijken met de notulist, geen gedoe achteraf dus met conceptverslagen en zo.
Omdat we allemaal minimaal de rol van presenter in de ruimte hadden is het snel even overschakelen van het delen van het scherm om iets te laten zien dat bijvoorbeeld een vraag of discussiepunt illustreert heel eenvoudig.
Ik had de kamer overigens zo ingesteld (via de webinterface) dat iedereen binnen kon en dan meteen presenter werd. Positief aan de nieuwe URLs is namelijk dat niemand die zo kan raden. Dus de kans dat iemand per ongeluk binnen wandelt is klein. De groep was klein genoeg om de rol van presenter aan te kunnen. Daar kwam bij dat het voor deze projectgroep niet de eerste ervaring met Breeze was. We hadden er tijdens de SURFnet-pilot ook al mee gewerkt.
Conclusie
Kortom, op het uit gaan eten na, was het net zo effectief als in het echt vergaderen.
Ik heb een Engelstalige instructie gemaakt van 2 pagina’s die uitlegt hoe je een account aanmaakt zodat je kunt inloggen in Breeze. Je kunt die hier downloaden.
Ook interessant:
Heb je nog tips ,trucs en good practices vwb het delen van de bestanden?
Waar ik bijvoorbeeld tegenaan gelopen ben is dat je als ‘aanbieder’ van het gedeelde document eigenlijk in, zeg, Word moet zitten met als gevolg dat je dan je Breeze scherm niet meer ziet. Het gebruik van twee schermen is daarvoor natuurlijk een oplossing, maar daar heeft ook niet iedereen de beschikking over.
En hoe organiseer je dat verder, is er altijd maar één centrale deelnemer die de documenten deelt of zijn er meer deelnemers die documenten delen?
Twee schermen zijn absoluut noodzaak. Zelfs als je niet aan het delen bent is het hebben van een (liever groter dan kleiner) scherm waar je Breeze op open hebt staan + eentje waar je zelf even wat kunt opzoeken (in een document of op een website) haast noodzakelijk om langdurig (zoals ik nu deed) prettig te kunnen werken. Ik had nu het 15" scherm van mijn laptop en daar aan gekoppeld een 17" beeldbuis van een computer thuis en dat gaat goed. Overigens hebben we bij de afdeling Onderwijs bij Fontys gelukkig voor alle laptop-werkplekken een portreplicator met extra TFT-monitor. Als je er eenmaal aan gewend bent wil je niet anders meer.
Het heeft al voordeel dat wanneer er een issue besproken wordt, je op je Breeze-venster kunt zien welk nummer dat heeft en welke tekst. Je kunt er dan voor kiezen om op het Breeze-venster mee te lezen, of hem (want in ons geval stonden ze online) zelf even op te zoeken, of effe een zoekopdracht in een ander document te doen als je zelf wat aanvullende info zoekt.
Je zou daar heel goed de Sharepoint projectruimten van SURFgroepen voor kunnen gebruiken. Dus als je je aanwent voor het project daar de bespreekpunten en de noodzakelijke documenten op te slaan, dan heeft iedereen er tijdens de vergadering ook toegang toe.
Het voordeel van het niet gebruiken van Word-documenten voor bespreekpunten is dat je geen problemen hebt met ‘inchecken’ en ‘uitchecken’ van de documenten in sharepoint.
Het is handig als één deelnemer voorzitter + notulist is (eigenlijk zoals ik dat bij de taakgroep ook doe). Dan heb je tenminste een duidelijke sturing in wat je ziet en je loopt niet het risico dat de notulist het tempo van de vergadering niet bijhoudt.
Er kan er maar één tegelijkertijd zijn scherm delen, maar daar waar het voorkwam was even afstemmen voldoende. Dus gewoon ‘zal ik even mijn scherm delen om te laten zien wat ik bedoel?’ of ‘kun je het even laten zien door je scherm te delen?’ is dan eenvoudig zat.
In een F2F-vergadering zouden we in dat geval de aansluiting van de beamer even omprikken, dit werkt minstens zo gemakkelijk.
Een andere optie die we voor het eerst gebruikt hebben de afgelopen twee dagen is de ‘status’. Vooral die van ‘stepped away’ was handig voor de mensen die geen webcam hadden. Tijdens een korte vergadering is het niet gebruikelijk, maar als je een overleg van meerdere uren hebt, dan is een telefoontje tussendoor aan kunnen nemen wel handig. En dat is ook mogelijk als je op dat moment niet persé bij de discussie nodig bent. Het instellen van je status is dan handig.
Sowieso hebben die 18 uur betrekking op de tijd die we online waren. Tijdens de breaks (lunch en zo) liet ik Breeze gewoon aan staan, schakelde de webcam uit en veranderde de status in afwezig.
We hebben het maar één keer gebruikt om te ‘stemmen’ over een voorgestelde oplossing. Maar zelfs bij 7 deelnemers is de tijdswinst marginaal.
Een erg boeiend en duidelijk verhaal. Binnen de zevenweekse on-line cursus over e-leren (ELISE) waar tot nu toe ca. 200 docenten Hoger Onderwjs en volwassenonderwijs in Vlaanderen aan hebben deelgenomen hebben we sinds enkele edities ook met videoconferencing als communicatietool geëxperimenteerd. We gebruiken de – voorlopig nog gratis – Flashmeeting van de Open Universiteit UK.
Makkelijk te administreren, redelijke kwalitet maar geen aplicatie- en zeker geen desktop sharing.
Breeze lijkt me erg goed rekening houdend met de voorwaarden die Pierre goed op een rijtje heeft gezet. Ik schrik echter wel van de prijs.
> Ik schrik echter wel van de prijs.
Ik mopper soms wel eens op de keuzes die SURFnet gemaakt heeft bij de implementatie van hun dienst, maar ik realiseer me terdege dat zonder die dienst Breeze ook voor mij (of mijn werkgever) waarschijnlijk geen optie was geweest.